Ihr neuer Bereich:

  • Realisierung von betriebsinternen Projekten
  • aktive Begleitung und Umsetzung von Entwicklungsprozessen
  • Controlling von Projekten und Mandaten
  • Überwachung und Steuerung von Vertragsinhalten in Bezug auf Budget, Zeit und Rechnungsstellung
  • Unternehmens- und Mandatsübergreifende Koordination von Terminen & Reisen
  • inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Nachhalten von Terminen, Anfragen, Anweisungen etc. ist eines der elementaren Aufgaben
  • proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Geschäftsführerteams
  • klassische, allgemeine Projektaufgaben in deutscher und teilweise englischer Sprache
  • Datenerfassung und Datenpflege
  • Travelmanagement für die Geschäftsführung
  • Die Organisation und Planung von Meetings, Messen und Veranstaltungen
  • Auswertungen in englischer Sprache
  • Sie sind Ansprechpartner für Besucher.
  • Teilnahme oder Vertretung bei Unternehmerveranstaltungen
  • Verantwortlich für Recruting, Jobmessen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter etc.
  • Beantragen und Begleiten von Förderanträgen Bund und Ausland

Profil:

Sie werden in dieser Drehscheibenfunktion die Geschäftsführung unterstützen und ein reibungsloses organisatorisches und administratives Funktionieren des Büros sicherstellen. Sie verstehen sich als strategischer Sparringspartner des GF Teams – Sie bilden ein enges Erfolgsteam. Sie passen sehr gut zu uns, wenn Sie neben einem erfolgreich abgeschlossenem Studium bereits Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mitbringen.

Wir suchen eine/n Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) mit Berufserfahrung und Standing. Eine initiativ denkende Person, die aufgrund ihrer Persönlichkeit und Berufserfahrung und ihrer Fähigkeit über den Tellerrand zu schauen, eine prozessspezifische und inhaltliche Entlastung schafft. Im abwechslungsreichen Firmenalltag kommen Ihnen Ihre rasche Auffassungsgabe, Ihr Qualitätsbewusstsein sowie Ihr effizienter und strukturierter Arbeitsstil zugute.

Das Idealprofil im Überblick:

  • Erste und oberste Priorität: Sie denken mit!
  • Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor-Abschluss ggfs. ergänzt durch eine Weiterbildung Management-/Direktionsassistenz (oder vergleichbarer Hintergrund)
  • Sie haben mind. 3 Jahre Berufserfahrung,
  • Strukturiertes Arbeiten ist Ihr Credo
  • Sie verfügen über eine große Multitasking-Fähigkeit. Priorisieren und „mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten“ ist für Sie kein Problem
  • Sie verfügen über starke organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und Flexibilität
  • Sie haben ein hohes Maß an Verlässlichkeit sowie Genauigkeit / Sorgfalt
  • Eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit entspricht Ihrem Naturell, was durch Ihre hohe Konfliktfähigkeit unterstützt wird.
  • Sie sind in der Lage und daran interessiert, eigenständig, mitdenkend, proaktiv und verantwortungsbewusst zur arbeiten
  • Sehr verfügen über sehr gute MS Office-, Office 365 Kenntnisse, insbesondere PowerPoint
  • Sie haben das Standing einer Chefassistenz und sind charmant im Auftritt und klar in der Sache
  • 40 Stunden Woche mit Bereitschaft Abend- Wochenendveranstaltung
  • Sie sind vertraut mit Förderanträgen für Bund und-oder Land- Ausland